KOMUNIKASI

KOMUNIKASI

Komunikasi adalah proses dimana orang yang bekerja  dalam organisasi saling mentransmisikan informasi dan menginterpretasikan artinya. Yang penting komunikasi dalam organisasi diperolehnya komunikasi yang efisien dan efektif. Komunikasi yang efektif terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien terjadi bila biayanya minimum berdasar sumber daya yang dimanfaatkan.

Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses dimana fungsi seperti Manajemen fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Komunikasi biasanya sering terganggu hal ini  karenakan masalah sematik/arti kata, tak adanya umpan balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

 Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu bahwa seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan balik, lansung pada masalah, mengambarkan situasi,dan meringkas. Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan jepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Selain dikatakan sebagai proses pemindahan gagasan seseorang dari orang lain dalam bentuk kata-kata tetapi juga dalam bentuk ekspresi wajah intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara  bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur ;

1.       Sebagai kegiatan seseorang untuk megerti,

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi,

3.      Sebagai  system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

Jenis-jenis Komunikasi

 Komunikasi lisan

  Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling  bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.

Komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

Komunikasi tulisan

 Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.

Komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku.  dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :

a. Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi leteral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

Fungsi komunikasi

Manusia merupakan mahluk social  yang sangat membutuhkan orang lain untuk melengkapi kehidupannya, kebutuhan terhadap orang lain itu juga tidak melulu kebutuhan psikis untuk berbagi dan komunikasi saja, namun juga masalah kebutuhan fisik seperti ketersediaan makanan, minuman, pelayanan kesehatan yang layak, karena tidak mungkin kan, kita mengolah seluruh kebutuhan fisik kita sendirian, seperti kita menyiapkan makanan sendiri, dari menanam tanaman, berburu hewan, memasak dan mengolah masakan, semuanya sendiri nah, balik lagi ke masalah komunikasi, untuk memenuhi syarat mahluk sosial tsb kita membutuhkan sesuatu yang namanya komunikasi, komunikasi lah yang akan menyebabkan orang lain mengenal kita, tau kebutuhan kita, memahami keinginan kita, dll, sehingga tercipta interaksi sosial antar individu, antar komunitas, dan bahkan antar kebudayaan di dunia

komunikasi juga merupakan skill(keahlian) dasar dari tiap individu di dunia, kita biasanya menemukan bentuk komunikasi dari bahasa lisan, bahasa tubuh, bahasa isyarat, bahasa qalbu, dll yang tentunya baik sumber maupun tujuan mengerti mengenai informasi yang disampaikan. Fungsi komunikasi umum adalah :

1. Fungsi kontrol

komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tsb.

2. Informasi

Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback(tanggapan atau umpan balik)

3. motivasi

fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force(memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft, lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya

4. ekspresi emosi

kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice dan tanggapan lisan dari orang lain. 

Bentuk-bentuk Komunikasi

                    
Bentuk-bentuk komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :

a. Komunikasi vertikal

 
          Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.

 
b. Komunikasi horisontal

 
          Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.

 
c. Komunikasi diagonal

 
          Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17).

 
          Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi). Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.

 
a. Ke bawah : Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.

 
b. Ke atas : komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada. Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama (Robbins, 2002 : 314-315).

Hambatan dalam komunikasi

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

Hambatan Teknis                  

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dalam mediakomunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Hambatan Semantik 

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ideasecara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-katayang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkankemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.

Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orangyang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringaninformasi.Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungansosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikanhendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukanagar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirimpesan
2. Conciseness (Singkat)Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecilmungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkangagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan)Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan danmengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (konkrit)Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
5. Clarity (Kejelasan)Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudahdiinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan)Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikas ibisnis.
7. Correctness (ketelitian)Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaandengan benar (formal atau resmi).Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapatmenimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. Masalah-masalah tersebut antara lain :1.Masalah dalam mengembangkan pesan2.Masalah dalam menyampaikan pesan3.Masalah dalam menafsirkan pesan